Wie lange müssen Unterlagen des Erblassers vom Erben aufbewahrt werden?

  • Erbe tritt in die Fußstapfen des Erblassers und übernimmt dessen Pflichten
  • Die Unterlagen eines geerbten Unternehmens müssen länger aufbewahrt werden
  • Das Gesetz gibt im Zweifel Vorgaben zur Aufbewahrungsfrist

Ist ein Erbfall eingetreten, dann fällt den Erben in aller Regel auch die Aufgabe zu, den Hausstand des Erblassers aufzulösen.

Während man Erinnerungsstücke gerne in Verwahrung nimmt, wird man sich doch von dem Großteil der persönlichen Gegenstände, die sich im Nachlass befinden, trennen müssen.

Unsicherheit herrscht immer wieder bei der Frage, wie lange der Erbe geschäftliche und private Unterlagen des Erblassers aufbewahren muss.

Eine aus dem Erbrecht resultierende verbindliche rechtliche Vorgabe gibt es für diese Frage nicht.

Erbe wird Rechtsnachfolger des Erblassers

Der Erbe muss sich nur darüber im Klaren sein, dass er mit allen Rechten und Pflichten im Erbfall der Rechtsnachfolger des Erblassers wird.

Hatte der Erblasser zum Beispiel zu Lebzeiten ein Unternehmen betrieben, bestehen in diesem Zusammenhang offene Forderungen zugunsten des Nachlasses, dann ist es im ureigenen Interesse des Erben, Unterlagen, die für die Weiterführung des Unternehmens oder für die Beitreibung von Forderungen erforderlich sind, nicht unmittelbar nach dem Erbfall zu entsorgen.

Das gleiche gilt naturgemäß für den Fall, dass gegen den Erblasser Forderungen bestanden, für die der Nachlass gegebenenfalls aufkommen muss. Auch hier ist es mehr als ratsam, relevante Unterlagen solange aufzubewahren, bis die Forderung geklärt ist.

Gesetzliche Verjährungsfrist als Richtschnur

Als Richtschnur für die Frage, wie lange man geschäftsrelevante Unterlagen, die sich im Nachlass befinden, kann die in § 195 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) normierte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren dienen.

Nach Ablauf dieser drei Jahre spricht im Normalfall viel dafür, dass Ansprüche des Nachlasses gegen Dritte wie auch Forderungen gegen den Nachlass nicht mehr erfolgreich durchgesetzt werden können.

Diese dreijährige Verjährungsfrist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen, § 199 BGB.

Gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht

Außerhalb des Erbrechts gibt es zahlreiche Vorschriften, die die Dauer der Aufbewahrung von insbesondere geschäftsrelevanten Unterlagen detailliert regeln. Die in diesen Vorschriften vorgesehenen Fristen gehen zum Teil auch weit über die Dreijahresfrist des Verjährungsrechtes hinaus.

So sieht zum Beispiel § 147 AO (Abgabenordnung) für Unterlagen, die für die Besteuerung von Unternehmen relevant sind, Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren vor.

Eine weitere wichtige Norm mit gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen findet sich auch in § 257 HGB (Handelsgesetzbuch). Hat der Erblasser ein Handelsgewerbe betrieben, dann verlangt diese Vorschrift, dass zum Beispiel Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden.

Solche spezialgesetzlich normierten Aufbewahrungspflichten trafen vor dem Erbfall den Erblasser.

Nach Eintritt des Erbfalls richten sie sich als Gebotsnorm an den oder die Erben als Rechtsnachfolger des Erblassers.

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